Прості рішення для діджиталізації будь-якого бізнесу

Марафонські дистанції

За словами пані Марини, діджиталізація актуальна для всіх логістичних та виробничих підприємств України, проте далеко не кожна компанія дійсно готова до впровадження складних дорогих рішень. Утім, це зовсім не привід для того, аби нічого не робити для спрощення та автоматизації процесів. У підтвердження своїх слів вона наводить приклад з реального життя. Події відбувалися на одному з підприємств, на яких раніше працювала Марина Гревцова. 

Мова йде про склад для зберігання цукру, з якого щодня у штатному режимі відвантажували по 800 тонн. Але кілька років тому в Україні виник дефіцит цукру, для подолання якого прийняли рішення імпортувати цукор-сирець. Його привезли, переробили, поскладали у сховище. Однак настав час для збирання цукрових буряків. Сировина на підході, невдовзі почне масово надходити цукор вітчизняного виробництва. Тож запасів почали активно позбуватися. Зрозуміло, що такий аврал не міг обійтися без додаткових труднощів. Але саме вони підштовхують до змін.

«Впровадження діджиталізації почалося з дуже простої дії, – розповідає Марина Гревцова. – Я пішла подивитися, як триває процес, адже обсяги відвантаження зі звичайних 800 тонн на день збільшувалися одразу до 2 000 тонн – у два з половиною рази. Те, що я там побачила, просто шокувало».

Кожного разу після завантаження машини завскладом сідала у кабіну водія та їхала з ним на вагову, яка знаходилася на відстані 900 метрів від її основного робочого місця. Потрібно було особисто зняти показники ваги. Далі огрядна та вже немолода жінка поверталася на склад пішки, щоб внести отримані числа у журнали обліку і відвантажити чергову порцію цукру у наступну машину. Тепер залишається тільки порахувати, скільки машин потрібно відправити та скільки разів пройти пішки 900 метрів, щоб за день відвантажити 2 тисячі тонн. Виходить справжня марафонська дистанція, долати яку звичайній людині не під силу. 

«Рішення ж виявилося дуже простим, – продовжує Марина. – Ми просто розвернули одну з камер на ваговій так, щоб вона захоплювала показники на вагах, а зображення вивели на монітор завідуючої складом. Можливо, комусь це виглядатиме як кумедна історія, але такі випадки – це сувора реальність на інших підприємствах, особливо на тих, що досі продовжують жити у форматі радянського господарювання». 

Власне, наступного дня після порятунку бідної завідувачки цукровим складом до кабінету пані Марини почали приходити представники інших ділянок, звідки відвантажувався шрот, жом тощо. Вони просили зробити для них те ж саме, бо й самі мусили постійно бігати між складами та ваговою та намотувати пішки великі відстані. Це вони робили роками, не зважаючи ні на дощ, ні на сніг, ні на що. А виявилося, що проблема технічно вирішується надзвичайно просто, після чого процес відвантаження продукції значно прискорюється. 

«Про цю історію я згадала для того, щоб показати можливість простих та ефективних рішень. Важливо, аби кожен з нас спустився донизу, до кожного етапу виробництва, побачив усі процеси ще перед тим, як запроваджувати складні та дорогі автоматичні системи управління. Іноді прості, навіть елементарні та безкоштовні заходи, як от повернути камеру на кілька градусів, допомагають підвищувати ефективність», – пояснює Марина Гревцова. 

Чи не зарано списувати Excel?

На думку пані Марини, процес діджиталізації можна здійснювати за кількома основними сценаріями. Якщо у вас усе відбувається вперше і автоматизацію потрібно рубити з нуля, можливо, варто таки звернути увагу на старий добрий Excel?

«Він дуже добре підходить для малих бізнесів, тих компаній, які щойно вийшли на ринок, – стверджує Марина Гревцова. – Excel може доволі ефективно працювати навіть у середньому бізнесі принаймні доти, поки власник не зважився на запровадження повноцінної СRM-системи. У цій табличній програмі можна побудувати модель для майбутньої автоматизації, і це буде для компанії дешево. Можна побачити, як працюють ваші рішення ще до того, як ви починаєте ставити завдання ІТ-фахівцям, що розроблятимуть для вас дорогу систему управління». 

Звісно, в Excel є недоліки, і помилки він також часто робить. Крім того, програма обмежена у своїй функціональності й погано узгоджується з сучасними програмними продуктами для управління. Проте пані Марина стверджує, що свого часу їм вдалося правильно побудувати систему саме в Excel, і далі, коли компанія запроваджувала нову систему управління, не потрібно було винаймати аналітика, який написав би список завдань. З програмістом спілкувалися напряму, він визнав, що база була побудована за усіма правилами, і можна братися за розробку. На цьому компанія зекономила чимало коштів. 

«ERP-система – це дуже цікава та красива історія, але дуже-дуже дорога, – нагадує Марина. – Навіть великі компанії, коли беруться за її впровадження, стикаються з непомірною вартістю. В результаті починаються компроміси: відмовляються від певних модулів, скорочують функціонал тощо. А що потім? Частину роботи й далі виконують в Excel або 1С?».

ERP та індивідуальний підхід

Звісно ж, не підлягає сумніву той факт, що сучасна ERP-система має очевидні та дуже великі переваги перед іншими більш застарілими продуктами. Зрештою, більшість компаній її запровадять. Потрібні лише час та кошти. 

Утім, пані Марина наполягає, що ERP-система та застосування індивідуального програмного забезпечення в автоматизації процесів зовсім не обов’язково вступають у протиріччя між собою. 

«Розробники сучасних програмних продуктів вважають, що ІТ-системи неодмінно деградують, якщо користувачі самостійно щось починають до них дописувати, – пояснює Марина Гревцова. – Але я маю інший досвід. І мені приємно сказати, що саме я була автором ідеї, а команда, для якої її втілили, протягом тривалого часу користується нею».

За словами пані Марини, запорукою успіху тут може бути зацікавленість самих користувачів – співробітників компанії. «Я там уже декілька років не працюю, а вони за моєю схемою досі дописують нові модулі», – продовжує вона.

Йдеться про досвід компанії, яка не могла дозволити собі одразу придбати та інтегрувати систему SAP на всіх етапах виробничого процесу. Рішення продовжувати використовувати індивідуальні розробки могло сприйматися як тимчасове. Однак усе це працює роками і приносить непогані результати. А почалося все з необхідності щось зробити зі складським обліком, який традиційно вівся у ручному режимі.

«Якось керівник попросив надати йому інформацію про залишки цукру, – пригадує Марина. – У нас в компанії – 7 заводів та 10 складів. Десь за дві години після численних телефонних дзвінків по об’єктах приношу дані. Кажуть: молодець! Але потрібно ще довідатися, скільки у тих залишках товару третьої категорії? Ще дві години роботи – приношу результат. Запитання: а воно все в експортному мішку? І я зрозуміла, що працювати у такому режимі не лише не хочу, але й не зможу»…

Кілька тижнів знадобилося, щоби створити відповідний модуль в Excel, а потім налагодити постачання до нього актуальної інформації в онлайн-режимі. Виявилося, що дещо-таки можна робити своїми силами.

Потім розпочалася пандемія ковіду. Люди перестали сидіти в офісах, а паперові документи більше ніхто нікому не приносив. «Як, наприклад, заводу зрозуміти, що надісланий Інтернетом вордівський документ від котрогось з комерсантів – це справді розпорядження на відвантаження?», – риторично запитує Марина. Тоді на підприємстві почали створювати спеціальний модуль саме для комерсантів. Туди вони могли вносити свої розпорядження, які автоматично потрапляли у систему управління підприємства. 

Пізніше під ці розпорядження підв’язали іншу важливу інформацію, наприклад, про залишки продукції на складі. Ще пізніше туди з підв’язали дані про транспорт. А потім настав момент, коли програма почала майже неконтрольовано розширяти власний функціонал. Там з’явилися навіть нецукрові модулі. Наприклад, програму навчили за півтори години збирати дані та рахувати дебіторську заборгованість перед залізницею. Цю ж роботу бухгалтерія раніше робила вручну за чотири дні. Тепер усі дані збираються протягом місяця в режимі онлайн, і коли потрібна якась зведена інформація, залишається тільки натиснути на кнопку. 

«Насправді, не так важливо, який саме шлях діджиталізації ви обираєте, – запевняє Марина Гревцова. – Поганих рішень тут не буває. Погано, коли ви просто сидите і зовсім нічого не робите. Якщо немає коштів, використовуйте щось просте, якщо є – запроваджуйте сучасні системи». 

За матеріалами виступу на DIGITAL LOGISTICS FORUM 2023